Smart Working: come lavorare durante l’Emergenza Coronavirus
16 Marzo 2020
Nonostante il periodo, BitAgorà si è da subito attivata e organizzata in modalità “Lavoro Agile – Smart Working”, mantenendo garantiti i medesimi livelli dei servizi di assistenza di help-desk, anche se abbiamo dovuto necessariamente limitare gli interventi presso le aziende per ottemperare alle restrizioni dei decreti di cui sei, ahinoi, sicuramente a conoscenza.
Se hai bisogno di aiuto per attivare la modalità di “Lavoro Agile – Smart Working”, sappi che siamo come sempre al tuo fianco per metterti a disposizione strumenti e idee che possano risultare utili per la tua organizzazione, anche se solo per specifiche aree.
Per poterti aiutare ti raccontiamo le soluzioni che noi stessi abbiamo attuato e che ormai da diversi giorni stiamo utilizzando.
Questa è una giornata tipo del Team Bitagorà in “Emergenza Coronavirus”.
Un centralino in cloud permette a chiunque di telefonare e ricevere chiamate dalla propria abitazione, “come se fosse in ufficio”. In questi giorni chi vi ha contattato telefonicamente lo ha fatto attraverso questo strumento dalla propria abitazione.
La nostra Direzione si è riunita in teleconferenza creata con il prodotto Teams di Microsoft, e abbiamo avuto così modo di condividere, scrivere e modificare documenti a più mani, pur essendo a distanza.
Abbiamo poi coinvolto alcuni colleghi per spiegare come dovevano comportarsi e cosa dovevano fare, utilizzando il nostro numero interno come se fossimo tutti nello stesso edificio.
Per altro questo strumento lo usiamo ormai da tempo visto che le sedi sono a Torino, Bologna e Cagliari.
La nostra amministrazione ha potuto continuare a lavorare e a gestire i documenti contabili attraverso il collegamento “remoto” utilizzando il nostro gestionale (ARCA Evolution come il vostro) o facendo gli adempimenti fiscali utilizzando il nostro prodotto fiscale (BPoint come per gli studi che seguiamo).
Il nostro ufficio personale inoltre ha raccolto i dati delle presenze mediante le timbrature fatte da ciascun dipendente attraverso una semplice App su smartphone, potendo così dimostrare, qualora ce ne fosse bisogno, che l’azienda ha effettivamente attuato il lavoro agile, poiché ogni singola riga viene memorizzata insieme alla posizione.
Dallo stesso prodotto sono state fatte le richieste di ferie e permessi, così come consigliato dal DPCM.
Quindi ha condiviso sulla piattaforma cloud del gruppo i permessi da esibire in caso di spostamento, per quelle rare volte in cui è necessario farlo.
Tutti i dati erano disponibili immediatamente in quanto ormai da tempo sono presenti sulla nuvola o tramite server dedicato o mediante la condivisione di SharePoint di Microsoft.
Martedì faremo una riunione tra tutti noi collegandosi esclusivamente da casa un modo per poter stare vicini anche se lontani.
Il periodo è difficile ma è importante, là dove si possa fare, stare a casa, evitare i contatti con le persone e continuare una “strana” normale vita quotidiana.
Un augurio di buon lavoro a te e ai tuoi collaboratori e non esitare nel contattarci, faremo di tutto per aiutarti.
Lo staff di Bitagorà srl